PENGGUNAAN DAN PENGEMBANG SISTEM

VIRTUAL OFFICE (KANTOR MAYA)

Virtual office adalah nama lain dari perkantoran maya (yang ada di dunia maya atau di internet). Dengan virtual office urusan kantor bisa dijalankan secara online.

Virtual office ini termasuk sebuah aplikasi komersial yang pertama digagas oleh Ralph Gregory pada tahun 1994 di Colorado, Amerika Serikat.

Satu hal lain yang menarik dari virtual office yaitu seseorang yang memilikinya tidak harus punya kantor dalam bentuk bangunan fisik, namun hanya perlu menyewa sebuah alamat penyedia virtual office yang nantinya akan bisa membantu untuk berbagai keperluan seperti menerima email, fax, telepon dan dokumen yang dikirim lainnya.

Biasanya di sebuah virtual office juga tersedia resepsionis jarak jauh, call center, asisten virtual dan juga database untuk menyimpan berbagai dokumen yang berkaitan dengan perusahaan.

Operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik.

Dampak sosial organisasi maya: kantor maya dan organisasi maya akan mengurangi permintaan atas gedung2 pencakar langit dan alat transportasi massa.

Kemampuan OA utk menghubungkan orang secara elektronik membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan di kantor.Muncullah konsep Virtual Office (Kantor Maya) yaitu pekerjaan kantor dpt dilakukan hampir di semua lokasi geografis dengan tetap berkomunikasi secara elektronik.

•           Keuntungan:

–          Biaya fasilitas berkurang

–          Biaya peralatan berkurang

–          Mengurangi kemacetan pekerjaan

–          Kontribusi sosial : orang cacat, orang tua dpt bekerja

•           Kekurangan:

–          Moral yg rendah : krn tdk ada interaksi tatap muka

–          Risiko keamanan

Industri yg paling tertarik pada konsep Virtual Office dan Virtual Organization: industri yg memberikan nilai tambah dlm bentuk information, idea dan intelligence (3I)

Contoh: bidang pendidikan, hiburan, perjalanan, konsultasi

OTOMATISASI PERKANTORAN ( OFFICE AUTOMATION )

Otomatisasi perkantoran ( office automation) adalah Informasi berbasis telekomunikasi dengan penggunaan alat elektronik.  Komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik. Jadi Otomatisasi Perkantoran merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

 Menurut O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran :

(1).    WORD PROCESSING

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

 (2).   ELECTRONIK MAIL

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3).   VOICE MAIL

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

 (4).   ELECTRONIC CALENDARING

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. Contoh : softwarenya ada.

(5).   AUDIO CONFERENCING

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

(6).   VIDEO CONFERENCING

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada

peralatan yang digunakan ), yaitu :

1. Video satu arah dan audio satu arah

2. Video satu arah dan audio dua arah

3. Video dan audio dua arah

Pengaplikasiannya : Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.

(7).   COMPUTER CONFERENCING

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan.

 (8).   FACSIMILE TRANSMISSION

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy. Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

(9).   VIDEOTEXT

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

(10).   IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.

Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

(11).   DESKTOP PUBLISHING

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

Daftar Pustaka:

Ali,hapzi,2017.Modul SIM pertemuan ke-4

Anonim1,2017.http://zonaserius.blogspot.co.id/2013/10/otomatisasi-perkantoran.html

Anonim2,2017.https://www.jurnalweb.com/pengertian-virtual-office-dan-keuntungannya/

Dewantara,rizki,2017.http://rizkidewantara.lecture.ub.ac.id/files/2013/09/Office-Automation_Kelompok-1.pdf